Il y a quelques années de cela, je suis tombé sur la méthode GTD (« Getting things Done » ou « FAIRE les choses qu’on doit faire »). Ce livre m’a marqué, et cela fait longtemps que je voulais refaire un article le mettant en avant. Car aujourd’hui encore (près de 17 ans plus tard), j’utilise les réflexes créés par la méthode et son usage régulier.
Qu’est-ce que GTD ?
GTD est un environnement et une méthode créés par David Allen pour organiser et suivre l’ensemble de vos tâches et projets (de « vider la poubelle » à « construire un château et escalader le Mont Blanc »). L’objectif est un peu plus sophistiqué que simplement « faire les choses », puisqu’il s’agit aussi :
- de les faire mieux
- de les faire dans le bon ordre sans tomber dans la procrastination,
- de faire tous types de tâches et projets (jusqu’au « projet de vie »)
Ce framework ressemble à tout ce que vous avez déjà vu basé sur des listes de tâches, mais va en fait beaucoup plus loin. Avec un outil simple(la Todo List ou liste de choses à faire), on peut faire des choses intelligentes, productives etc.
Déjà, pour se concentrer sur une tâche, il faut avoir l’esprit libre : avez-vous essayé d’écrire un livre en pensant sans cess « je dois vider le lave-linge »? Moi j’ai essayé, et ça ne marche pas. Donc libérez votre esprit et convertissez tout ce qu’il produit en listes de nature différentes qui vous rendront plus léger et plus libre. Avec ce système, vous aurez la garantie de ne rien oublier de ce qui est important, donc vous vous libérerez du stress et vous pouvez avoir une réflexion plus productive.
C’est simple donc, avec des listes, ce qui fait que vous pouvez utiliser simplement une feuille de papier et un crayon, ou un super logiciel qui reproduit exactement la méthode et les outils évoqués par David Allen dans son livre sur GTD.
Mais pas n’importe quelles listes !
Vous devez avoir les listes suivantes :
- Inbox (Boite de réception ou liste de collecte)
- Actions suivantes
- En attente de
- Projets
- Un jour/Peut-être
Ces listes ne sont pas statiques, elles seront revues et mises à jour régulièrement. Elles vont vous permettre de rapidement :
- collecter,
- traiter,
- organiser,
- réviser
- agir.
Parfois, on ira directement de collecter à agir, d’autres fois on passera par toutes les étapes avant d’agir, ce qui permet à ce système d’être souple.
Les listes
Inbox
La boite de réception est celle où vous notez les idées et les tâches qui vous viennent à l’esprit, pour qu’elles soient notées clairement quelque part et que vous puissiez penser à autre chose.
Elle doit être facile à utiliser et accessible. Cela peut donc être un petit carnet de notes (genre Field Notes) un agenda avec des pages libres, des post its collés dedans, un bullet journal Leuchtturm. Vous pouvez même avoir plusieurs listes avec ce nom ou cet usage. L’important c’est d’éliminer la friction pour l’utiliser.
Quand vous commencez à utiliser GTD, il est important de prendre au moins une heure pour noter toutes les choses que vous voulez – ou devez – faire. Ces « boucles ouvertes » comprennent toutes les choses qui ne sont pas comme elles devraient être, où elles devraient être, etc. Elles sont inscrites au fond de votre subconscient, et peuvent l’empêcher de se consacrer aux choses plus importantes et plus immédiates.
Vous verrez au fur et à mesure que plus vous utilisez ces listes, plus il devient facile de les utiliser et qu’elles vous libèrent l’esprit tout en améliorant ce que vous pouvez faire, voire même en créant des espace-temps où vous n’avez rien à faire et où vous vous embêtez (Ah, le luxe de s’embêter !)
Traiter la inbox
La première fois, il faudra avant tout se vider la tête. Mais ensuite, on va prendre l’habitude de traiter cette liste en continu, pour que les choses ne restent pas à s’enkyster dans cette boite de réception.
La première chose à se demander est si cette tâche est exploitable, actionnable tout de suite. Si la réponse est NON, vous pouvez soit le jeter si vous n’en avez plus besoin, soit le garder comme référence, soit l’ajouter à une liste « un jour/peut-être » .
Maintenant, si l’élément que vous êtes en train de traiter est actionnable – en d’autres termes : il faut en faire quelque chose – vous devez vous poser la question « quelle est la prochaine action ? ». L’action suivante doit être une action physique et visible. En gros si ça prend 2 ou 5 minutes, FAITES-LE.
En effet, rien que le fait de gérer cette action et ce qu’il y a à faire , l’administration de votre temps risque de prendre plus de temps que ce que l’action elle-même prend comme temps.
Sinon, vous pouvez déléguer cette tâche (plus facile à dire qu’à faire), ou la reporter à plus tard. Mais cette Chose à faire est traitée et vous connaissez les actions nécessaires.
S’il y a plusieurs actions pour cette Chose à faire, il s’agit peut-être d’un projet, et à ce moment là il faudra passer dans la liste Projets qu’on verra plus loin.
La liste Actions Suivantes
C’est quoi cette liste ? Bah je crois que c’est assez clair : des actions un peu plus longues que deux minutes, voire vraiment plus longues (« écrire un article sur GTD : 2 heures ») . Des actions qui sont déjà assez bien cernées pour que vous puissiez les prendre à froid et être efficace au bout de quelques secondes.
Mais des actions atomiques quand même (pas « préparer l’anniversaire de Kevin », plutôt « choisir son gâteau »).
La liste En Attente De
Quand vous déléguez quelque chose, que vous posez une question par email, que vous êtes simplement bloqué par un événement extérieur, mettez la tâche dans cette liste, avec la date où l’attente a commencé.
La liste Projets
Elle est un peu plus grosse que les deux précédentes. Mais vous povez mettre plein de choses sur votre liste projets, à partir du moment où il y a 2 actions ou plus : du plus simple au plus compliqué (de « repeindre la salle de bain » à « créer une entreprise »).
Vous pouvez être un peu plus volubile, ajouter une description par exemple. Surtout, vous devez mettre des actions, et toujours en avoir au moins une pour chaque projet. Cela vous permettra d’avancer, même si c’est petit à petit.
Pour reprendre l’exemple de l’anniversaire de Kevin, cela peut être un projet (avec beaucoup d’actions), et pas seulement choisir son gateau et acheter un cadeau. Dans ce cas vous en ferez un projet.
La liste Un jour/Peut-être
Vous ne voulez pas perdre vos idées géniales ou oublier les projets qui prennent un peu plus de temps ou doivent être faits à une autre époque de la vie ou une autre saison de l’année. La liste Un jour/Peut-être est là pour les accueillir.
Non, il n’y a rien d’actionnable aujourd’hui pour cette idée, cela n’est donc pas encore un projet. Mais on ne l’oublie pas pour autant, et régulièrement, on va réviser cette liste.
La révision hebdomadaire
Dans son livre sur la méthode GTD, David Allen qualifie la revue hebdomadaire de « facteur critique de réussite » et il ne plaisante pas. Si vous commencez à utiliser le cadre GTD et que vous n’êtes pas un robot, les choses vont commencer à glisser. Vous allez terminer l’action suivante d’un projet et oublier d’ajouter une nouvelle « action suivante » pour ce projet. Vous oublierez de supprimer des actions suivantes que vous savez – si vous y avez vraiment réfléchi – que vous ne ferez pas dans un avenir proche, etc.
Avec la révision hebdomadaire, plus de souci de cet ordre ! C’est la solution miracle à tous vos problèmes ! Cela prend du temps, particulièrement au début, mais :
- cela facilite votre travail plus tard dans la semaine
- cela remet les projets au goût du jour et vous permet de déterminer quelles sont les actions prochaines à entreprendre,
- cela permet de mettre l’accent sur les actions suivantes de la semaine.
Cette révision/revue consiste à remettre sur le gril chaque tâche de chaque liste, de reprendre sérieusement la liste des actions suivantes, et pourquoi pas de mettre dans une liste oubliette les choses que vous ne ferez en fait pas.
Personnellement, je vous conseille de consacrer une partie de votre vendredi après midi à cela. Cela vous videra l’esprit pour le week-end et votre journée de lundi démarrera sur les chapeaux de roues.
À propos de GTD
Il y a encore plusieurs choses à dire sur GTD et d’autres outils à utiliser. Mais je ne suis pas un gourou GTD, juste un utilisateur convaincu et ravi. Vous pourriez utiliser les 43 dossiers par exemple (j’ai essayé, ce n’était pas pour moi) : un pour chaque jour du mois et pour les 12 mois de l’année. Ou avoir un dossier de lecture (par exemple avec EverNote ou un autre ReadLater.
Comme je l’ai indiqué au début de cet article, je me suis vraiment concentré sur les choses essentielles. Si vous voulez en savoir plus et commencer à pratiquer GTD pour en faire un habitude régulière, je vous conseille chaudement la lecture du livre de David Allen où il détaille cette méthode et vous entraîne à l’appliquer.
